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为首长提供事务性服务的艺术 什么是服务？这里是指服从、服侍。含有一种听从、照料、侍候的意思。秘书的服务工 作，主要是做好与首长本人有直接关系的接人待物，迎来送往，衣食住行，业余活动等事务 性工作，为首长顺利开展工作提供方便。 秘书能为首长提供优质的服务，不是一件容易的事。要养成一种习惯，比如，从秘书说 话的声调到用语，从表情到姿态，从装束到动作，都能看到一种风度，透出一种气质，体现 出你是首长的部下，能正确理解首长的意图，能充分反映首长的思想。首长想说的你能表达 出来，首长想办的你能圆满实现，使首长感到顺心、顺手。这样首长就可以全身心地进行他 的决策和指挥了。这是秘书应尽的责任。 举一个例子：某院校一教授带研究生下部队搞调查，到××军区去，找谁帮助安排呢？ 想到了一个战友，他现在是××军区司令部首长，教授和这位首长曾经一块儿当兵，一块儿 当排长、又一块儿进机关当干事、参谋，两个人可以说在革命的征途中一块儿往前走了很长 一段路。后来，一个当教员走上讲台，一个当首长指挥千军万马。教授出发前写了信又打了 电话。当教授走出车站时，一眼看见，一个大个子将军直挺挺地站在那里，旁边一个标致的 少校军官打的牌子上写“××教授”。教授与首长边握手边拍了一下他的肩说：“你小子，混 得不错呀！” “你小声点，你看那边，有工作人员。”将军说。 离他们大约 5 米处，站着那位少校，不时地向这边看一眼。到宾馆后，教授问少校： “贵姓？怎么称呼？” “姓杨，秘书。” “有个问题请教一下。” “您太客气了。” “刚下车你和首长站在一起，而当我与首长握手时，你离开我们5 米多远，有什么学问 吗？” “说不上什么学问。作为秘书，在等候客人时可以与首长近一些，能陪首长随便谈几句。 如果远了，把首长单独丢在一边不礼貌，而且有事也不好招呼。但客人一到，你们很亲近， 很随便，我们在跟前不方便。站在5 米以外，若即若离。就是说，既有一定距离，又便于随 叫随到，就是这个道理。” ——这就是秘书为首长服务的艺术。 教授临走时首长来送行。教授说：“送不送我无所谓，关键是住你这高级宾馆的房子要 多少钱？” “不算多，两个人每天一百元。” “那不行！我这个教授每天只能报30 元，这已经不错了，多一分钱都得自己添。” “杨秘书。” “在。” “有个事，×教授一天只能报30 元，这事你看；；” “首长，我明白了。” 不出半小时，发票开回来，每天30 元。 ——这就是秘书领会首长讲话精神的艺术。 教授对将军说：“你这个秘书真不错。” “现在秘书挺难选，选不合适还弄不清谁为谁服务呢？眼下是孙子厉害还是爷爷厉害， 你能说清楚？” 57
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从这位杨秘书迎送他的首长的老战友的两个简短的情节中，我们可以看出，杨秘书是一 个合格的秘书。 那么，秘书在为首长服务、办事过程中，有哪些要求呢？ 一、谙知本人身份 秘书要时刻明确、懂得自己是个秘书，是为首长服务的，是一般的机关干部。不搞特殊， 不搞特权，不狐假虎威，不利用职务之便谋私利。一定要严格做到：不骄横，不狂妄，不放 肆。 要特别防止三个问题： 一是当了秘书身价高了，比首长还难见，比首长还老大，比首长还难说话。某教授写了 一本书，要首长写前言，单是找秘书约见，就在招待所等了7 天。当了秘书不能看不起周围 的老同事、老领导和下边来的工作少人员。不能“身居秘书位，一览众人小。” 二是当了秘书欲望强了，给首长办事时顺便给自己办事。为亲属安排工作、调动工作、 入党、提干，转志愿兵等等。首长得到什么好处秘书也要得到，否则心理不平衡。一次某部 队军事演习，为来参加演习的上级首长买了副水晶眼镜，秘书没有得到，心里很不痛快。演 习结束时，该部队领导见到秘书说：“这次演习规模挺大，经费超了，能不能给首长说一声， 再拨一点钱？”秘书嘴里说：“好，我帮你们说一说，”心里却说：“现在才想到我呀，等着 吧！”根本没有理睬。 三是当了秘书胆子大了，打着首长的旗号，甚至利用首长职权，违反规定，拉关系，走 后门，招摇撞骗，大搞不正之风。 某部队钱秘书常给下边打电话： “王团长吗？我是钱秘书。” 一听是钱秘书，惹不起，团长的声音变了：“原来是钱秘书啊，有什么指示，我们好好 办。” “你们团二连钱××，我们准备调走，怎么样？” “哎呀，这事得求你高抬贵手了，钱××是我们团军事训练三项全能尖子，他一调走我 们团的个人全能训练可就没戏唱了。是谁让调走的呀？” “那你就别管了”电话放了。 钱秘书是按谁的指示调动人？不得而知。 钱秘书又给下边打电话： “要三团李政委。” 政委接话：“是我，请问你是哪位？” “我是钱秘书。” 这个李政委过去也当过这个部队的秘书，对有些秘书以权谋私特别反感。所以一听钱秘 书找他，未问原因先来气：“是小钱啊，有什么事吗？” “你们团五连的孙××，我们想调去学开车。” “这不行！团里有规定，学开车的兵要连队民主推荐，你这样干我们不好做工作。” “我们已定了。” “谁定的？” “这你别问了。” “当然要问了，天皇老子也得问。”政委说着“啪”地把电话摔了。钱秘书碰了一鼻子 灰。 现实生活中确有个别秘书人员，不知自己能吃几碗干饭，不知自己算老几。他们的不当 58
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行为破坏了首长的威信，破坏了上下级关系，让群众总觉得首长在搞名堂。到底谁在搞名堂 呢？这样的秘书最终会损害他自己的威信，成为孤家寡人。 所以，秘书一定要明确自己的身份，特别是那些高层首长的秘书，那些资格较老的秘书， 那些高干家庭出身的秘书，更要严以律己，遵职守责。 二、作风庄重严谨 秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大处着眼小处着手，时时处处严格 要求自己，树立起一种严肃端庄、朴实无华的好形象。虽然工作在首长身边，但要置身于群 众之中。按一般干部的要求对待自己，循规蹈矩，不搞特殊化，包括按时起床出操，整理军 容风纪，不留长发等等细枝末节。严格做到：不轻佻、不散漫、不装蒜。 要注意克服这样一些毛病： 一是工作作风上老滋老味，装模作样，不像个秘书，倒像个“九号首长”。首长在队前 吸烟，你也吸烟，首长披件大衣，你也披件大衣在队前晃来晃去，首长讲话哼哼哈哈，你也 跟着哼哼唧唧。有的秘书还喜欢作点指示，跟在首长后边显威风。首长给部队讲完话，人家 客气地请秘书讲几句，秘书还真讲：“我再补充三点，一；二；三；”。大家表面上在听你补 充讲话，但心里在骂：“你算老几呀。” 二是生活吊儿郎当，没有下属的样子。在熟悉的首长面前，过于随便甚至比较放肆。嘻 嘻哈哈，拍拍打打，乱开玩笑，有时还口出狂言，令人难堪。 三是思想作风上刁滑虚伪，心术不正，叫人琢磨不透。“势利眼”比较严重，对有职有 权的首长曲意迎合，毕恭毕敬，总是围着团团转。对有职无权的首长看不起，交待的任务敷 衍了事。对已失势的首长，不屑一顾，可以随便顶撞。对水平低的首长有意愚弄，写讲话稿 时专门用繁体字，生僻词。 作为秘书，应该牢记：无论谁当首长，都是你的首长；无论给谁当秘书，你都是秘书。 对任何一位首长都不能看不起；看不起任何一位首长都是自己思想意识不好的表现。秘书必 须明白，领导的水平、能力总有差异，越是水平不高能力较弱的首长，越是把你对他是否重 视看得特别重要。 作为秘书，还应牢记：你所做的每项工作，首先要得到直接首长的肯定，一般情况下不 能“隔着锅台上炕”。给政委写个材料，是主任向你交待的，但你写好后绕过了主任，直接 送给政委就不妥。次数多了，就有不良后果。不论秘书的能力有多强，成绩有多大，在首长 面前都要谦虚谨慎。不仅要对直接服务的首长周到热情，而且对所有的领导都能以诚相待。 三、动作勤快干练 秘书干事应迅速果断，干净利落，不能漏洞百出，拖泥带水。说走就马上出发，说停可 就地安顿。既紧张快速，又有条不紊，严格做到：不窝囊、不迟缓、不懒惰。要尽量克服以 下几种毛病： 一是动作太拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你着急。某机关一个郭干事，总爱抱 本书蹲厕所，跟首长出去开会，出发前照样蹲厕所看书，半个小时过去了，首长坐在车上着 急，他蹲着不起来，首长气得直骂：“懒驴懒马屎尿多，你怎么也这样？” 二是生活太懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操心。某部队一个赵干事，写材料 功力很深，生活却很懒散，总是拖拉个鞋，提两个水瓶进食堂，吃完饭却忘了提水瓶，时间 一长，炊事班的水瓶没处放，一下子还给他十二个。吸烟时随便丢烟盒，没有烟又干不成事。59
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首长要随时给他捡烟盒，机关不少人都知道，他的烟经常装在首长口袋里。一次外出，火车 晚点一小时，他和首长一起看书等候，结果火车到站了，他不知道；火车启动了，他才发现， 大喊：“站住”，无奈换成第二天的车票。回来后大家一问，他说：“广播里说晚点一小时， 我一看表，火车提前了8 分钟。” 三是工作太被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。某政治部曹干事，大学本科 毕业生，没经过部队严格训练，材料写得很好，但工作不主动，总是要人跟在后面催。让他 参加会，然后写简报，他说：“写那有啥用？”一拖再拖，催急了，他又说：“写快了干啥， 有啥用？”一次，部队首长去开会，只能带一个人为首长整理材料，就带他去。按理说，首 长外出，坐什么车，几时出发，都得随行人员操心。可曹干事想，跟首长出门啥都是现成的， 不用操心。于是他就坐在屋里等首长来叫他。十点半的火车，九点四十首长来找他，他正在 刷鞋。首长让他动作快点，他说：“还早着呢！慌啥？”结果是一路堵车，紧赶慢赶到了�