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为了使座次排列省事、简便，不出差错，最好这样做：凡是固定座次，应在会议人员的 出席证上或签到证上注明座号。如果证件上不注明座号或不发证件，也可印制“座号票”发 给与会人员对号入座。也可以在会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员， 以便与会人员寻找自己的座次。首长每次入场，秘书人员应礼貌地把首长引导到座位上。与 会其他人员第一次入场时，工作人员也应作必要的引导。 许多与会人员包括某些首长，对座次排列十分敏感，也特别计较。有些个别人因感到排 座次不公而拒绝出席会议。会下和会外人员也常常以首长的座次排列来判断人事的调换升 降。所以对这个问题，秘书不可掉以轻心。 （二）做好会议记录 这是秘书在会议期间的一项重要工作内容。首长最讨厌那些傻乎乎的只听不记的懒汉秘 书。秘书对首长发言的记录通常用两种方法。一种是摘记，即只记要点，不是有言必录。这 种记录采用汉字直记。另一种是详记，即有言必录。包括发言中的插话，都要详细记录在案。 因为有些首长的新思想、新观点常常是在别人发言的同时闪出来的，也是稍纵即逝的，而这 些新思想、新观点很可能逐步成为他开展工作的新思路、新想法。秘书人员无论如何不能忽 视。详细记录可采用符号速记，也可根据录音整理。 会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增删改动。特别是速记，更要忠于原话、保 持风格，段落清楚，文字准确。秘书不能添枝加叶，借机发挥。举一例子：有一年搞运动， 有人反映某某首长在一次××会议上曾有过不正确言论，上级机关就要用××会议上的记录 加以查证，一查确实说过那样的话。首长哑口无言，就去找记录人。记录人回忆了很久终于 想起来了，委屈地说：“那些话在当时是最革命的。由于您当时说得不透彻，我怕下级说您 的态度不明朗，就加进了那些话。可我确实没料到过了这些年，这种话又成了反动言论。” 看看，由于不忠于原话原意，闹出了大乱子，使得这位首长相当长一段时间翻不过身来。 （三）安排大会发言 秘书人员应提出大会发言的安排意见，供首长审定。安排大会发言要注意：一是注意各 单位之间的平衡。不要一个单位工作干好了，光听到他们的声音，让其他人员陪会，这会闹 出许多意见的。二是注意各级领导同志、主要领导同志与一般领导同志的平衡。在大会上， 不能只听到一个首长的声音，防止让与会人员误认为是一个人说了算。 当然，这些不是秘书所能完全左右得了的。但事先提出建议供首长考虑是可以做得到 的。 （四）安排首长的社交活动 在开会期间，一些首长可能还要参加大会内外的社会活动和礼宾活动，如接见和看望与 会人员，致词、题词，同代表照相留念，同代表一起观看影视，参加其他文体活动等。这些 活动，如果安排恰当，对开好会是有益的；如果安排不当，可能成为首长或会议的负担。 给首长安排会议中的社交活动，秘书要注意三点：一是注意减轻首长的不必要应酬，对 各部门、各单位要求首长参加的活动要加以控制。二是凡需要首长参加的社交活动，具体谁 参加，要全面考虑，尽可能平衡。不要过多地集中到某个人或某些人身上。三是要会同有关 部门考虑首长安全问题。 需要指出的是，安排首长参加社交活动，秘书人员只能提出个初步意见，最后由主管领 导确定。98
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为首长写讲话稿的艺术 为首长写讲话稿，可以说是秘书的一项基本功。首长要讲话，秘书就要写稿；首长讲得 多，秘书就写得多。特别在有些单位，首长讲话习惯于念稿，讲两分钟话也要写个稿。自己 又不愿动手，也不肯动脑，只好一切由秘书代劳了。写讲话稿，也并不是一件容易的事情。 除了应具备一般的写作条件外，还应注意：为哪个首长写讲话稿，就要像哪个首长的讲话。 这就是秘书为首长写讲话稿的艺术所在。 一、讲话稿的种类和写法 关于讲话稿的种类和一般写作方法，秘书是比较了解的，有关论著中也有详细具体的介 绍，这里只从秘书掌握撰写讲话稿的艺术要求出发，略作介绍。 讲话稿有诸多的划分方法。不同的方法可以划分出不同的种类，不同种类的讲话稿就有 不同的内容和不同的写法。 （一）按内容繁简分类 按照讲话稿内容的繁简来划分，有三种： 一是即兴式讲话稿。是指首长事先无准备，但受到环境和某种临时性因素的影响，例如 别人发言使首长产生了某种感受或兴趣，会场的气氛或与会者的情绪激发了首长的欲望等 等。于是就临时作些简单准备，列出几个纲目，或写上几句关键性的话，依此做即席发言。 这种讲话稿常常是现想现说，一吐为快，感情真挚，语言生动。 二是要点式讲话稿。首长事先有所准备，对要讲的内容心中有数，在讲话前只列出一个 较详细的提纲，而表达的具体内容则需要临场发挥。这种讲话稿观点鲜明，重点突出，能抓 住要害。也很富有讲话人的个性特色。 三是宣读式讲话稿。首长事先有充分准备，在会议或有关场合将写好的稿子原原本本地 宣读就是了。这种讲话稿适合大型会议和郑重场合，内容较为丰富，具有指导性和规范性。 （二）按性质用途分类 按照讲话稿的性质用途来划分，有4 种。 一是开幕词。 开幕词是指在大型会议上，首长代表领导机关或大会组织者，向会议作提示性、指导性 发言所用的讲话稿。开幕，本来是指剧场演出开始时，拉开大幕。而会议一般是不需要拉幕 的，只是用它引伸为会议的开始，开幕词，顾名思义也就是会议开始时的讲话。开幕词一般 包括四部分内容： 1．宣布会议开始，介绍出席会议的单位、人员和数量； 2．阐明会议的中心议题，召开会议的背景和意义； 3．提出会议的议程、开法和要求； 4 ．对会议的期望和祝愿等。 撰写开幕词要注意这样几个问题： 首先，必须对大会全面情况作简明扼要的了解。因为开幕词的内容就是大会全面情况的 高度概括。秘书应仔细了解和掌握会议的有关文件以及会议的通盘安排、参加人员、中心议 题等等。写好后送有关首长或机构审阅修改。 其次，篇幅要短小。一定要简洁明了，高度概括。不可长篇大论，广征博引，滔滔不绝 地作大报告。从时间上限制，一般以十几分钟为宜，少则更好。毛泽东在第一届全国人民代99
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表大会第一次会议上的开幕词，只有六百字。须知这是全国人民代表大会，又是中华人民共 和国的首次，六百字足矣，而且影响极大。 再次，对一些敏感性问题要搞准确。例如主席台就座的领导人或来宾的姓名、职务等。 台上的人对此很敏感，台下的人对此也很关注。再如，对出席会议的团体、人员以及向大会 表示祝贺的单位和内容，也要弄准确，如有遗漏或错误，也会影响不好。 二是闭幕词。 闭幕词是在较大型会议结束时，领导人所作的讲话，也称会议总结发言，或会议结束时 的讲话。闭幕词一般也包括四部分内容： 1．回顾会议的主要内容； 2．对会议作出明确评价； 3．简要阐述会议的主要决策； 4 ．提出贯彻会议精神的意见。 著名的《愚公移山》是毛泽东在中国共产党第七次全国代表大会上的闭幕词。一开始便 说；“我们做了三件事：第一，决定了党的路线，这就是放手发动群众，壮大人民力量，在 我党的领导下，打败日本侵略者，解放全国人民，建立一个新民主主义的中国。第二，通过 了新的党章。第三，选举了党的领导机关――中央委员会。”这就是回顾会议的主要内容。 接着说：“我们开了一个胜利的大会，一个团结的大会。”这是对会议做出的明确评价。 接下来说：“大会闭幕以后，很多同志将要回到自己的工作岗位上去，将要分赴各个战场。 同志们到各地去，要宣传大会的路线，并经过全党同志向人民作广泛的解释。”这是贯彻会 议精神的原则意见。再往后：“我们宣传大会的路线，就是要使全党和全国人民建立起一个 信心，即革命一定要胜利。首先要使先锋队觉悟；；还必须使全国广大人民群众觉悟；；” 并用愚公移山的寓言加以说明。这就是对会议做出的重要决策的进一步阐述。 撰写闭幕词要注意两点：首先，要与会议的结果相一致，否则与会人员就会产生反感。 其次，语言概括力要强，不须详尽具体，特别对会议重要决策的阐述，过于详尽，就有重复 感。 三是祝词。 祝词是在较为隆重喜庆的会议或活动上使用的讲话稿。内容是表示庆贺和祝愿。祝词一 般包括三部分内容： 1．以组织或个人的名义向会议或活动表示某种祝贺； 2．对会议或活动意义的评价； 3．参加会议或活动的感想及对其良好的祝愿；如果是在庆功会上的祝词，还应写上向 有功者学习的内容。 撰写祝词着重注意语言的热情和语调的轻松。既不要给人以勉强之感，也不要过于庄重 严肃。 四是大会讲话稿。 大会讲话稿是指为参加会议的首长在会议的正式场合发表讲话所用的稿件。这类讲话稿 秘书写得比较多，可分为两种，一种是会议的主旨讲话稿，即首长的讲话是会议的中心议题 或主要内容。一种是会议发言稿，即在会议过程中的有关讲话。大会讲话稿一般包括四部分 内容。 1．对会议中心议题的重点阐述； 2．对会议主旨讲话或报告的看法； 3．对会议的评价； 4 ．对贯彻会议精神的打算、要求等。 大会讲话稿的内容结构根据具体情况来定，不一定都有这四个部分。例如会议主旨讲话 100
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稿就无需第二部分内容，而会议发言稿无需第一部分；第四部分有时也只适合提打算，不适 合提要求等等。 撰写大会讲话稿有几点应加以注意：首先要有充分的理论阐述，有理有据，例如会议主 旨讲话。其次发言要有分寸，例如对会议的评价，对会议